La problématique
Des étudiants aux connections multiples
Le site universitaire du Creusot, rattaché à l’université de Bourgogne, comporte trois pôles: l’IUT du Creusot, avec ses laboratoires de recherche, le centre universitaire de Condorcet et la bibliothèque universitaire. Ceci représente environ un millier d’appareils divers interconnectés, mais surtout un Active Directory de près de 1100 étudiants à gérer et une unité pédagogique équipée de 600 à 700 systèmes en libre-service pour tous ces étudiants.
Membre d’une équipe de 6 personnes, Mr Nguyen est Administrateur Système pour ces trois pôles. Il est également en charge de la gestion de l’infrastructure et du parc informatique, et notamment de l’unité pédagogique. En 2006-2007, à son arrivée au service informatique du pôle universitaire, il a rapidement constaté un problème récurrent d’accès aux ordinateurs de la pédagogie : Les étudiants se connectent avec leur identifiant du domaine depuis différents ordinateurs sans avoir fermé leurs sessions sur les postes précédents. Des machines sont donc occupées par des utilisateurs fantômes et des sessions laissées ouvertes ou verrouillées. Ces ressources mobilisées à perte empêchent leurs camarades de pouvoir bénéficier d’un poste disponible.
A cela s’ajoutent les difficultés de traçabilité des actions des utilisateurs: Comment savoir quel étudiant est derrière quel poste quand il a plusieurs sessions ouvertes au même moment? A-t-il oublié de fermer sa session, lancé une tâche sur une autre machine puis verrouillé celle-ci, ou bien a-t-il partagé ses identifiants avec un autre étudiant, ou pire, avec une personne extérieure ?
Ne pouvant plus savoir qui est connecté, quand, et où, en cas d’incident, il devient impossible de comprendre ce qui s’est passé et ainsi d’identifier la source du problème.
On ne savait plus trop ce qu’ils faisaient.
Patrick NGUYEN
Administrateur Système Site universitaire du Creusot
Pour remédier à ceci, il a dans un premier temps essayé de gérer les accès utilisateur par l’Active Directory lui-même et ses fonctions natives. Mais ceci s’est avéré beaucoup trop long et compliqué pour une structure de cette taille, le contrôle se faisant manuellement à chaque incident, et au cas par cas.
Mr Nguyen se décide donc en 2008 à avoir recours à une solution logicielle tierce permettant de contrôler et d’empêcher ces connections simultanées problématiques sur le réseau.
La solution
Une seule connexion par étudiant grâce au logiciel UserLock
La solution recherchée doit permettre de restreindre les accès utilisateur sous un environnement Windows Active Directory. En cherchant sur Internet, Mr Nguyen tombe rapidement sur le logiciel UserLock, édité par la société française IS Decisions.
A l’époque, et même maintenant, il n’y a pas d’autres logiciels qui font ce que fait UserLock, notamment pour limiter et gérer les logins simultanés.
Patrick NGUYEN
Administrateur Système Site universitaire du Creusot
Le logiciel répond exactement au besoin identifié du site universitaire du Creusot: un contrôle des sessions et la possibilité de mettre en place une politique restrictive du nombre de sessions simultanées. Le service informatique local décide alors de le tester en production. UserLock s’avère très facile d’utilisation, sa prise en main est immédiate, et l’acquisition de UserLock, version 5 à l’époque, est donc très vite validée.
Le déploiement de la solution sur les 600 machines de l’environnement prend moins d’une journée, et il suffira d’une semaine à Mr Nguyen pour tester, comprendre et maitriser toutes les facettes et possibilités de gestion de réseau qu’offre le logiciel.
La fonction principale de UserLock que nous utilisons est la prévention de connections simultanées. En effet, le besoin initial et impératif du site universitaire du Creusot est de mettre en place et faire respecter une ouverture de session unique pour les étudiants sur les PCs qui leur sont mis à disposition. Et pour réussir ceci, UserLock répond exactement à nos attentes.
Patrick NGUYEN
Administrateur Système Site universitaire du Creusot
L’interface simple et intuitive en fait un logiciel efficace et facile à manier – Mr Nguyen dit par exemple n’avoir aucune crainte au passage à de nouvelles versions majeures.
Ses 600 machines ont récemment été mises à jour sans difficultés sous la dernière version.
La mise à jour se fait sans problème et facilement, en une heure elle est faite et à part le nouveau design les collègues n’ont rien remarqué.
Patrick NGUYEN
Administrateur Système Site universitaire du Creusot
Les avantages
Les plus d’un logiciel évolutif
Au-delà de cette fonction principale et primordiale pour laquelle UserLock a été retenu, il y a ensuite les « plus » du logiciel qui en font une solution transversale agréable à utiliser.
Le premier plus est la journalisation – qui a servi 2 fois en 5 ans.
Ce n’est pas le plus utilisé sur le site universitaire du Creusot, mais il s’est avéré utile en cas de litiges
Patrick NGUYEN
Administrateur Système Site universitaire du Creusot
En effet, dans un des cas, un étudiant affirmait avoir bien rendu son examen avant l’échéance imposée, alors que le document ne semblait pas disponible au moment donné. Comme le dépôt de l’examen est fait électroniquement, par enregistrement des documents sur un dossier dédié partagé, une rapide vérification dans l’historique de UserLock - autorisée par la direction du site universitaire du Creusot– permettra d’éclaircir le sujet. Cet historique conserve l’ensemble des activités de sessions du réseau à des fins de reporting et d’analyse. On y constate que l’étudiant ne s’est pas connecté avant la date et heure limites, et son dossier n’a donc au final pas été pris en compte.
Un autre plus est le message de bienvenue à l’ouverture de la session : L’affichage des informations de connexion est utilisé comme référence pour les utilisateurs, et à certaines périodes de l’année les administrateurs en profitent pour y ajouter des informations supplémentaires en rapport avec la vie universitaire. Ceci est fait surtout en début et fin d’année, pour faire passer des informations d’intérêt général et divers rappels aux étudiants - l‘inscription aux cours, les plannings des cours, les horaires d’ouverture en période de fêtes ou de vacances, etc.
De surcroît, l’implémentation de UserLock permet également au site universitaire du Creusot d’évoluer tout en respectant et restant à jour vis-à-vis des normes de conformité qui s’instaurent peu à peu. UserLock donne les outils pour respecter ces normes sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.
A l’époque de l’achat il n’y avait pas de normes spécifiques, aujourd’hui les mœurs et pratiques évoluent, il y a des règles à respecter ; on est maintenant dans une logique SSI (Sécurité des Systèmes d’Information).
Patrick NGUYEN
Administrateur Système Site universitaire du Creusot
Mr Nguyen a eu recours au service technique d’IS Decisions à plusieurs reprises, notamment pour demander conseil lors de mises à jour - une équipe support qu’il qualifie de « très bien, rapide et efficace ». Dans les anciennes versions, nous dit-il, il n’y avait pas encore les fonctions « extinction » et « redémarrage » des machines à distance. Il en a discuté avec le support et ces fonctionnalités ont en effet été intégrées au logiciel et en font maintenant partie intégrante.
Avec UserLock il a même pu développer ses propres commandes grâce à la nouvelle fonctionnalité de « Commandes d’ordinateur ». Le fait de pouvoir programmer ses propres commandes et scripts permet ainsi de personnaliser encore plus son installation logicielle et de rajouter des commandes spécialisées utiles à chaque structure et situation spécifiques.
Produit que je trouve très bien et efficace, facile d’utilisation, fonctionnel. C’est un logiciel répondant à mes attentes – simple d’utilisation et évolutif. Il a été acquis pour combler un besoin et est par la suite devenu une nécessité.
Patrick NGUYEN
Administrateur Système Site universitaire du Creusot